公司秘書服務的法定職責
依法保管及更新公司的法定登記冊，包括股東名冊、董事名冊、公司秘書名冊、押記名冊，以及至關重要的重要控制人登記冊（SCR），確保隨時應對香港執法部門的合規抽查。
在法定期限內向香港公司註冊處編制並呈交週年申報表（NAR1）、董事或秘書變更申報表（ND2A/ND2B）、股份配發申報表（NSC1）及註冊地址變更申報表（NR1）等法定文件。
協助起草及分發股東週年大會（AGM）及董事會會議通知，撰寫並妥善保存會議紀錄與書面決議案，確保公司的決策程序與內部治理完全符合香港《公司條例》的法定程序。
每年協助公司向稅務局轄下的商業登記署申請換領新的商業登記證（BR），並及時繳交相關政府規費，確保公司商業登記的持續有效性。
公司秘書服務的合規紅線
公司秘書服務的任職資格與要求
若公司秘書為個人，該成員必須是年滿18歲的香港常住居民，具備履行法定職責的民事行為能力，且在香港有固定的聯絡地址。
若公司秘書為法人團體，其註冊辦事處或主要營業地點必須位於香港，且必須持有香港公司註冊處頒發的信託或公司服務提供者（TCSP）牌照。
香港《公司條例》明文規定，若公司只有一名董事，該董事不得兼任公司秘書。此外，唯一董事的法人團體亦不得委任其唯一董事的另一法人團體為秘書。
公司秘書服務的變更流程
港信通收集新任秘書的身份證明、地址證明及TCSP牌照資訊，並進行內部合規審查。
撰寫關於撤換原公司秘書、委任新公司秘書的董事會決議案及相關法定表格（ND2A/ND8）。
由公司董事及新任秘書簽署相關法定文件，港信通提供電子簽署或紙本簽署支持。
在變更做出後的15天內，將簽署妥當的ND2A及ND8表格遞交至香港公司註冊處進行登記備案。
更新公司的秘書登記冊（Register of Secretaries），並將回執文件歸檔，完成變更流程。
公司秘書服務的常見問題(常問問題)
不是。香港公司秘書是法定的高階管理人員，負責確保公司的營運完全符合香港《公司條例》及《稅務條例》等法律法規，其職責涉及法律合規與公司治理，與普通的行政秘書或前台接待有本質區別。
不可以。根據香港法律，個人秘書必須是香港常住居民。非香港居民（如中國大陸居民）不具備擔任香港公司秘書的法定資格。
如果公司秘書職位空缺，公司必須在合理時間內委任新秘書。若長期未委任，屬於違反香港《公司條例》，公司及董事將面臨法院傳票及高額罰款，甚至可能導致公司被強制除牌。
TCSP是信託或公司服務提供者（Trust or Company Service Providers）執照。根據香港《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》，所有在香港經營公司秘書服務的機構必須通過警務處及公司註冊處的背景審查並獲得該牌照。選擇無牌機構屬違法行為，且面臨極高的合規風險。
不可以。香港《公司條例》明文規定，若公司只有一名董事，該董事不能同時兼任公司秘書。公司必須另行委任一名符合資格 of 個人或法人團體擔任秘書。
變更流程非常簡單。您只需提供現有的公司註冊證書、商業登記證及最新週年申報表，港信通將為您起草辭職及委任決議案，並向公司註冊處遞交ND2A表格，整個變更過程通常在3-5個工作天內完成。
港信通的標準秘書服務包括：提供法定秘書地址（如需）、擔任法定秘書、準備並提交週年申報表（NAR1）、保管及更新法定登記冊（如SCR）、協助董事/股東變更登記、提供日常香港公司法務及合規諮詢。
港信通的公司秘書服務年費通常是固定的，但一般不包含香港政府收取的規費（如周年申報表登記費105港元、商業登記證年費等）。具體費用明細會在服務合約中清楚列出，無任何隱形消費。
根據香港法例，所有在港註冊的公司必須在指定地址備存重要控制人登記冊（SCR），以供執法人員查閱。港信通擔任您的公司秘書，會依法收集並核實公司佔股25%以上的股東或擁有重大控制權的人士資料，登記在冊並妥善保管。
是的。在公司正式完成撤銷註冊（Deregistration）並被公司註冊處除牌之前，公司依然合法存在，必須繼續維持合資格的公司秘書及註冊地址，否則仍屬違法。
公司秘書主要負責法務合規與行政呈報。雖然稅務審計（Audit）屬於會計師（CPA）的職責範圍，但港信通作為綜合企業服務商，擁有專業的審計與稅務團隊，可為您提供一站式的秘書與審計對接服務。
