公司秘書服務的法定職責
依法保管及更新公司的法定登記冊,包括股東名冊、董事名冊、公司秘書名冊、押記名冊,以及至關重要的重要控制人登記冊(SCR),確保隨時應對香港執法部門的合規抽查。
在法定期限內向香港公司註冊處編制並呈交週年申報表(NAR1)、董事或秘書變更申報表(ND2A/ND2B)、股份配發申報表(NSC1)及註冊地址變更申報表(NR1)等法定文件。
協助起草及分發股東週年大會(AGM)及董事會會議通知,撰寫並妥善保存會議紀錄與書面決議案,確保公司的決策程序與內部治理完全符合香港《公司條例》的法定程序。
每年協助公司向稅務局轄下的商業登記署申請換領新的商業登記證(BR),並及時繳交相關政府規費,確保公司商業登記的持續有效性。

公司秘書服務的合規紅線
公司秘書服務的任職資格與要求
若公司秘書為個人,該成員必須是年滿18歲的香港常住居民,具備履行法定職責的民事行為能力,且在香港有固定的聯絡地址。
若公司秘書為法人團體,其註冊辦事處或主要營業地點必須位於香港,且必須持有香港公司註冊處頒發的信託或公司服務提供者(TCSP)牌照。
香港《公司條例》明文規定,若公司只有一名董事,該董事不得兼任公司秘書。此外,唯一董事的法人團體亦不得委任其唯一董事的另一法人團體為秘書。
公司秘書服務的變更流程
港信通收集新任秘書的身份證明、地址證明及TCSP牌照資訊,並進行內部合規審查。
撰寫關於撤換原公司秘書、委任新公司秘書的董事會決議案及相關法定表格(ND2A/ND8)。
由公司董事及新任秘書簽署相關法定文件,港信通提供電子簽署或紙本簽署支持。
在變更做出後的15天內,將簽署妥當的ND2A及ND8表格遞交至香港公司註冊處進行登記備案。
更新公司的秘書登記冊(Register of Secretaries),並將回執文件歸檔,完成變更流程。
公司秘書服務的常見問題(常問問題)
不是。它是公司法規定的職務,協助法定紀錄及申報等治理工作,不能由普通前台職位名稱代替。 參閱公司註冊處:成立後的法定申報。
一般須有一名合資格公司秘書及至少一名自然人董事。 參閱公司註冊處:成立本地有限公司。
官方條件是通常居於香港,不能把居住要求等同於只接受永久居民或依國籍排除。 參閱公司註冊處:成立本地有限公司。
須於香港設註冊辦事處或主要辦事處,另評估是否需要 TCSP 牌照或適用豁免。 參閱公司註冊處:成立本地有限公司。
不可以。只有一名董事的私人公司亦不能委任以該董事為唯一董事的法人為秘書。 參閱公司註冊處:成立本地有限公司。
TCSP 制度對經營信託或公司服務業務設許可要求,同時有特定機構及專業人士等豁免,須按主體和活動判斷。 參閱公司註冊處:TCSP 發牌指引。
不是。TCSP 發牌由公司註冊處管理,不能與放債人或其他許可程序混淆。 參閱公司註冊處:TCSP 發牌指引。
包括成立法團、擔任或安排董事/秘書、提供規定地址、擔任或安排明示信託受託人等法定服務。 參閱公司註冊處:TCSP 發牌指引。
秘書委任或離任通常使用 ND2A,並在事件後 15 天內申報;個人資料變化可涉及 ND2B。 參閱公司註冊處:成立後的法定申報。
應核對歷次申報、公司章程、董事和秘書任免記錄、法定登記冊及尚未完成事項,以便履行申報職責。 參閱公司註冊處:成立後的法定申報。
不一定。秘書任免與註冊地址是不同事項;地址發生變化時須另交 NR1。 參閱公司註冊處:成立後的法定申報。
由服務合約決定,須列週年登記費、商業登記費、其他政府費與專業服務費,不能預設全包。 參閱公司註冊處:主要服務收費。
不能。公司及責任人員須確保合規,委託服務不等於豁免法定責任。 參閱公司註冊處:私人公司週年申報。
除適用豁免外仍須按年提交 NAR1,即使資料與前一年相同。 參閱公司註冊處:私人公司週年申報。
不可以。地址、董事及秘書變動有獨立期限,不能把它們全部延後至週年申報。 參閱公司註冊處:成立後的法定申報。
一般配發申報 NSC1 為一個月內,不同公司事項要使用正確表格和期限。 參閱公司註冊處:成立後的法定申報。
如服務落入 TCSP 制度,應依適用客戶盡職審查及記錄義務核實客戶及控制結構,不能只憑一份公司證書完成盡調。 參閱公司註冊處:TCSP 發牌指引。
不能。銀行會獨立評估主體、業務及風險,秘書或地址安排不代表開戶批准。 參閱公司註冊處:成立本地有限公司。
秘書任職本身不授予審計資格。審計、稅務及公司申報須區分相應專業職責,不能把秘書服務稱作自動完成審計。 參閱公司註冊處:成立後的法定申報。
依 TCSP 指引核對持牌名冊,並透過公司註冊處電子查冊核對本公司的申報記錄及人員資料。 參閱公司註冊處:TCSP 發牌指引。
公司秘書交接與資料清單
公司秘書交接與資料清單
公司秘書變更不僅是更換服務商,也應完成法定登記冊、週年申報、重要控制人資料、董事決議、政府信件和申報日曆的完整交接。
- 核對公司名稱、商業登記、註冊地址、董事、股東、股份及重要管制人資料。
- 檢查週年申報、商業登記、審計稅務及歷史變更是否有逾期或缺件。
- 建立政府信件接收、董事批准、資料變更和年度截止日的責任記錄。
官方核驗:香港公司註冊處週年申報資料。申請條件、費用、時限及持續義務以主管機關提交時的最新規則及個案事實為準。




