Statutory duties of company secretarial services
Maintain and update the company’s statutory register in accordance with the law，Includes shareholder register、List of Directors、Company Secretary List、Charge register，and, crucially, the Significant Controllers Register (SCR)，确保随时应对香港执法部门的合规抽查。
在法定期限内向香港公司注册处编制并呈交周年申报表（NAR1）、董事或秘书变更申报表（ND2A/ND2B）、股份配发申报表（NSC1）及注册地址变更申报表（NR1）等法定文件。
协助起草及分发股东周年大会（AGM）及董事会会议通知，撰写并妥善保存会议记录与书面决议案，确保公司的决策程序与内部治理完全符合香港《公司条例》的法定程序。
Assist the company to apply for a new business registration certificate (BR) from the Business Registration Office under the Inland Revenue Department every year，and pay relevant government fees in a timely manner，Ensure the continued validity of the company’s commercial registration。
Compliance red lines for company secretarial services
Qualifications and requirements for company secretarial services
If the company secretary is an individual，The member must be a permanent resident of Hong Kong over 18 years old，Have the civil capacity to perform statutory duties，且在香港有固定的联系地址。
若公司秘书为法人团体，其注册办事处或主要营业地点必须位于香港，且必须持有香港公司注册处颁发的信托或公司服务提供者（TCSP）牌照。
香港《公司条例》明确规定，若公司只有一名董事，该董事不得兼任公司秘书。also，唯一董事的法人团体亦不得委任其唯一董事的另一法人团体作为秘书。
公司秘书服务的变更流程
港信通收集新任秘书的身份证明、地址证明及TCSP牌照信息，并进行内部合规审查。
撰写关于撤换原公司秘书、委任新公司秘书的董事会决议案及相关法定表格（ND2A/ND8）。
由公司董事及新任秘书签署相关法定文件，港信通提供电子签署或纸质签署支持。
在变更做出后的15天内，将签署妥当的ND2A及ND8表格递交至香港公司注册处进行登记备案。
更新公司的秘书登记册（Register of Secretaries），并将回执文件归档，完成变更流程。
公司秘书服务的常见问题(FAQ)
no。香港公司秘书是法定的高级管理人员，负责确保公司的运营完全符合香港《公司条例》及《税务条例》等法律法规，其职责涉及法律合规与公司治理，与普通的行政秘书或前台接待有本质区别。
Can't。According to Hong Kong law，个人秘书必须是香港常住居民。非香港居民（如中国大陆居民）不具备担任香港公司秘书的法定资格。
如果公司秘书职位空缺，公司必须在合理时间内委任新秘书。若长期未委任，属于违反香港《公司条例》，公司及董事将面临法院传票及高额罚款，甚至可能导致公司被强制除牌。
TCSP是信托或公司服务提供者（Trust or Company Service Providers）牌照。根据香港《打击洗钱及恐怖分子资金筹集条例》，所有在香港经营公司秘书服务的机构必须通过警务处及公司注册处的背景审查并获得该牌照。选择无牌机构属于违法行为，且面临极高的合规风险。
Can't。香港《公司条例》明确规定，若公司只有一名董事，该董事不能同时兼任公司秘书。The company must appoint another qualified individual or body corporate to serve as secretary。
The change process is very easy。You only need to provide your existing certificate of incorporation、Business registration certificate and latest annual return，Hong Kong Xintong will draft resignation and appointment resolutions for you，and submit the ND2A form to the Companies Registry，整个变更过程通常在3-5个工作日内完成。
港信通的标准秘书服务包括：提供法定秘书地址（如需）、Act as legal secretary、准备并递交周年申报表（NAR1）、保管及更新法定登记册（如SCR）、协助董事/股东变更登记、提供日常香港公司法务及合规咨询。
港信通的公司秘书服务年费通常是固定的，但一般不包含香港政府收取的规费（如周年申报表登记费105港元、商业登记证年费等）。具体费用明细会在服务合同中清晰列出，无任何隐形消费。
According to Hong Kong laws，所有在港注册的公司必须在指定地址备存重要控制人登记册（SCR），以供执法人员查阅。港信通作为您的公司秘书，会依法收集并核实公司占股25%以上的股东或拥有重大控制权的人士资料，登记在册并妥善保管。
Yes。在公司正式完成撤销注册（Deregistration）并被公司注册处除牌之前，公司依然合法存在，必须继续维持合资格的公司秘书及注册地址，否则仍属违法。
公司秘书主要负责法务合规与行政呈报。虽然税务审计（Audit）属于会计师（CPA）的职责范围，但港信通作为综合性企业服务商，拥有专业的审计与税务团队，可为您提供一站式的秘书与审计对接服务。
