公司秘书服务的法定职责
依法保管及更新公司的法定登记册,包括股东名册、董事名册、公司秘书名册、押记名册,以及至关重要的重要控制人登记册(SCR),确保随时应对香港执法部门的合规抽查。
在法定期限内向香港公司注册处编制并呈交周年申报表(NAR1)、董事或秘书变更申报表(ND2A/ND2B)、股份配发申报表(NSC1)及注册地址变更申报表(NR1)等法定文件。
协助起草及分发股东周年大会(AGM)及董事会会议通知,撰写并妥善保存会议记录与书面决议案,确保公司的决策程序与内部治理完全符合香港《公司条例》的法定程序。
每年协助公司向税务局辖下的商业登记署申请换领新的商业登记证(BR),并及时缴纳相关政府规费,确保公司商业登记的持续有效性。

公司秘书服务的合规红线
公司秘书服务的任职资格与要求
若公司秘书为个人,该成员必须是年满18周岁的香港常住居民,具备履行法定职责的民事行为能力,且在香港有固定的联系地址。
若公司秘书为法人团体,其注册办事处或主要营业地点必须位于香港,且必须持有香港公司注册处颁发的信托或公司服务提供者(TCSP)牌照。
香港《公司条例》明确规定,若公司只有一名董事,该董事不得兼任公司秘书。此外,唯一董事的法人团体亦不得委任其唯一董事的另一法人团体作为秘书。
公司秘书服务的变更流程
港信通收集新任秘书的身份证明、地址证明及TCSP牌照信息,并进行内部合规审查。
撰写关于撤换原公司秘书、委任新公司秘书的董事会决议案及相关法定表格(ND2A/ND8)。
由公司董事及新任秘书签署相关法定文件,港信通提供电子签署或纸质签署支持。
在变更做出后的15天内,将签署妥当的ND2A及ND8表格递交至香港公司注册处进行登记备案。
更新公司的秘书登记册(Register of Secretaries),并将回执文件归档,完成变更流程。
公司秘书服务的常见问题(FAQ)
不是。它是公司法规定的职务,协助法定记录及申报等治理工作,不能由普通前台职位名称代替。 参阅公司注册处:成立后的法定申报。
一般须有一名合资格公司秘书及至少一名自然人董事。 参阅公司注册处:成立本地有限公司。
官方条件是通常居于香港,不能把居住要求等同于只接受永久居民或按国籍一概排除。 参阅公司注册处:成立本地有限公司。
须在香港设注册办事处或主要办事处,另评估是否需要 TCSP 牌照或适用豁免。 参阅公司注册处:成立本地有限公司。
不可以。只有一名董事的私人公司亦不能委任以该董事为唯一董事的法人作秘书。 参阅公司注册处:成立本地有限公司。
TCSP 制度对经营信托或公司服务业务设许可要求,同时有特定机构及专业人士等豁免,须按主体和活动判断。 参阅公司注册处:TCSP 发牌指引。
不是。TCSP 发牌由公司注册处管理,不能与放债人或其他许可程序混淆。 参阅公司注册处:TCSP 发牌指引。
包括成立法团、担任或安排董事/秘书、提供规定地址、担任或安排明示信托受托人等法定服务。 参阅公司注册处:TCSP 发牌指引。
秘书委任或离任通常使用 ND2A,并在事件后 15 天内申报;个人资料变化可涉及 ND2B。 参阅公司注册处:成立后的法定申报。
应核对历次申报、公司章程、董事和秘书任免记录、法定登记册及尚未完成事项,以便履行申报职责。 参阅公司注册处:成立后的法定申报。
不一定。秘书任免与注册地址是不同事项;地址发生变化时须另交 NR1。 参阅公司注册处:成立后的法定申报。
由服务合同决定,须分列周年登记费、商业登记费、其他政府费与专业服务费,不能默认全包。 参阅公司注册处:主要服务收费。
不能。公司及责任人员须确保合规,委托服务不等于豁免法定责任。 参阅公司注册处:私人公司周年申报。
除适用豁免外仍须按年提交 NAR1,即使资料与上一年相同。 参阅公司注册处:私人公司周年申报。
不可以。地址、董事及秘书变动有独立期限,不能把它们全部延后至周年申报。 参阅公司注册处:成立后的法定申报。
一般配发申报 NSC1 为一个月内,不同公司事项要使用正确表格和期限。 参阅公司注册处:成立后的法定申报。
如服务落入 TCSP 制度,应依适用客户尽职审查及记录义务核实客户和控制结构,不能仅凭一份公司证书完成尽调。 参阅公司注册处:TCSP 发牌指引。
不能。银行会独立评估主体、业务及风险,秘书或地址安排不代表开户批准。 参阅公司注册处:成立本地有限公司。
秘书任职本身不授予审计资格。审计、税务及公司申报须区分相应专业职责,不能把秘书服务称作自动完成审计。 参阅公司注册处:成立后的法定申报。
按 TCSP 指引核对持牌名册,并通过公司注册处电子查册核对本公司的申报记录及人员资料。 参阅公司注册处:TCSP 发牌指引。
公司秘书交接与资料清单
公司秘书交接与资料清单
公司秘书变更不仅是更换服务商,还应完成法定登记册、周年申报、重要控制人资料、董事决议、政府信件和申报日历的完整交接。
- 核对公司名称、商业登记、注册地址、董事、股东、股份和重要控制人资料。
- 检查周年申报、商业登记、审计税务及历史变更是否存在逾期或缺件。
- 建立政府信件接收、董事批准、资料变更和年度截止日的责任记录。
官方核验:香港公司注册处周年申报资料。申请条件、费用、时限和持续义务以主管机构提交时的最新规则及个案事实为准。




