公司秘書服務是什麼？適用哪些企業？
在香港，《公司條例》要求公司須設有公司秘書（Company Secretary），負責協助公司履行法定申報、維護公司法定記錄、安排董事會/股東會程序，並確保公司治理文件在監管、銀行、審計與交易盡調場景下可驗證、可追溯、可審計。
典型適用對象：
1）香港有限公司（本地及外資架構）
2）跨境集團的香港控股/融資/貿易/結算實體
3）需面對銀行持續盡調（KYC Refresh）的帳戶主體
4）擬從事或已從事受規管業務的企業（如MSO、支付、金融科技相關業務），對公司治理與合規文件品質要求更高
港信通的公司秘書服務以「法定合規 + 治理可用 + 盡調友好」為目標：不止完成表格申報，將公司檔案系統化，降低開戶、審計、融資、牌照申請與監管檢查的摩擦成本。
服務範圍與交付清單（Deliverables）
辦理秘書委任/辭任、董事/股東/註冊辦事處變更等公司註冊處備案；確保公司結構與實際控制資訊一致。
建立年度合規行事曆與提醒機制；協助週年申報、商業登記續期資料準備與申報協調（依公司實際情形）。
維護股東名冊、董事名冊、會議記錄、決議、股份轉讓/配股文件等；標準化模板，便於審計與盡調。
協助識別與記錄重要控制人資訊、保存證明資料與更新記錄；對接銀行與審計對SCR的核驗需求。
依銀行邏輯編排公司檔案：組織架構圖、UBO鏈路證明、商業合約與發票範本、資金路徑說明、治理文件索引表。
接合規顧問產出的AML/風險評估/客戶盡調文件，將公司治理文件、任命文件與政策版本控制納入統一檔案體系。
實施流程（從存取到持續合規）
明確公司類型、股權鏈路、業務模式、開戶與盡調目標、是否涉及受規管活動；輸出文件缺口清單。
核驗董事/股東/UBO證明文件，統一公司註冊訊息、可控矽、銀行KYC與稅務口徑；建立合規日曆。
起草決議/會議記錄/任命文件/變更表格並辦理備案；整理法定記錄冊與索引。
依銀行/審計/投資人盡調清單輸出資料包；必要時提供問詢回覆要點與補料路徑。
按季度/半年複查變更事項、SCR更新、關鍵合約與資金路徑變化；年度複盤合規風險與改進項。
費用結構與預算區間（含受規管業務參考）
公司秘書服務的費用通常由基礎法定維護與專案型變更/盡調支持兩部分組成。若企業涉及或計劃涉及受規管業務（例如MSO/支付等），治理與合規文件的深度、董事適當人選準備、AML制度文件與證據留存要求更高，整體預算也會隨之上調。
以下為受規管業務（以香港MSO常見投入結構為參考）的預算矩陣，用於幫助管理階層做年度合規預算與立項評估（實際以業務複雜度、股權層級、人員數量與交付範圍為準）：
| 成本模組 | 專案 | 參考費用（HKD） | 說明 |
|---|---|---|---|
| 政府費用（Gov） | 應用 | 3,310 | 牌照/申請類政府規費（依適用項目） |
| 政府費用（Gov） | 合身&恰當的 | 860/人 | 適當人選審查相關費用（按人數） |
| 基礎營運（Base） | 公司註冊 | 8,000 – 15,000 | 本公司設立/基礎註冊維護（視結構複雜度） |
| 基礎營運（Base） | 辦公室 | 20,000 – 80,000/年 | 辦公場地與實質營運相關投入（依規模） |
| 專業服務（Agency） | 多系統運營商服務 | 60,000 – 150,000 | 受規管業務合規/申報/專案管理服務 |
| 專業服務（Agency） | 反洗錢文檔 | 20,000 – 80,000 | AML制度文件、風險評估、流程與表單體系搭建 |
| 總計（Total） | 標準 | 150,000 – 400,000 | 標準區間（視業務與組織複雜度浮動） |
與公司秘書服務的關係：在上述預算中，公司秘書通常承擔「公司治理文件與法定記錄的可審計化」工作，確保董事任命、授權鏈路、會議決議、SCR與公司註冊資料與合規制度文件一致，避免在銀行、審計或監理環節因治理瑕疵被放大風險。
如同步推進開戶，可參考：香港（匯豐/渣打/恆生）開戶；如涉及金融科技合規體系搭建，可聯動：金融科技合規諮詢。
常見問題（FAQ）
註冊辦事處是法定通訊地址與政府信函接收點；公司秘書是法定職能角色，負責公司治理程序、法定申報與記錄冊維護。兩者可由同一服務商提供，但合規責任與工作內容不同。
銀行KYC與持續盡調關注實益擁有人（UBO）、控制權、資金來源與業務實質。會議記錄、可控矽、任命文件與股權鏈路證明構成治理證據鏈，用於驗證授權與控制關係的真實性與一致性。
常見風險包括：公司註冊資料與實際控制不一致、SCR未及時更新、決議授權鏈路缺失、文件版本混亂導致對外口徑不一致、重大變更未按時備案引發銀行盡調加嚴。
建議提前完成：董事/高階主管任命與職責分工的可驗證文件、授權矩陣與會議治理機制、SCR與UBO證據鏈、合規制度文件的批准與版本控制流程。這樣可降低Fit&Proper與AML審查階段的補料成本。
可以。我們可在公司治理文件體系的基礎上，協同CRS/BEPS與跨國稅務口徑，形成「公司治理—稅務合規—銀行盡調」一致的證據鏈管理方案。
