公司秘书服务是什么？适用哪些企业？
在香港，《公司条例》要求公司须设有公司秘书（Company Secretary），负责协助公司履行法定申报、维护公司法定记录、安排董事会/股东会程序，并确保公司治理文件在监管、银行、审计与交易尽调场景下可被验证、可追溯、可审计。
典型适用对象：
1）香港有限公司（本地及外资架构）
2）跨境集团的香港控股/融资/贸易/结算实体
3）需面对银行持续尽调（KYC Refresh）的账户主体
4）拟从事或已从事受规管业务的企业（如MSO、支付、金融科技相关业务），对公司治理与合规文件质量要求更高
港信通的公司秘书服务以“法定合规 + 治理可用 + 尽调友好”为目标：不止完成表格申报，更将公司档案体系化，降低开户、审计、融资、牌照申请与监管检查的摩擦成本。
服务范围与交付清单（Deliverables）
办理秘书委任/辞任、董事/股东/注册办事处变更等公司注册处备案；确保公司结构与实际控制信息一致。
建立年度合规日历与提醒机制；协助周年申报、商业登记续期资料准备与申报协调（按公司实际情形）。
维护股东名册、董事名册、会议记录、决议、股份转让/配股文件等；标准化模板，便于审计与尽调。
协助识别与记录重要控制人信息、保存证明材料与更新记录；对接银行与审计对SCR的核验需求。
按银行逻辑编排公司档案：组织架构图、UBO链路证明、商业合同与发票样本、资金路径说明、治理文件索引表。
对接合规顾问产出的AML/风险评估/客户尽调文件，将公司治理文件、任命文件与政策版本控制纳入统一档案体系。
实施流程（从接入到持续合规）
明确公司类型、股权链路、业务模式、开户与尽调目标、是否涉及受规管活动；输出文件缺口清单。
核验董事/股东/UBO证明文件，统一公司注册信息、SCR、银行KYC与税务口径；建立合规日历。
起草决议/会议记录/任命文件/变更表格并办理备案；整理法定记录册与索引。
按银行/审计/投资人尽调清单输出资料包；必要时提供问询回复要点与补料路径。
按季度/半年复核变更事项、SCR更新、关键合同与资金路径变化；年度复盘合规风险与改进项。
费用结构与预算区间（含受规管业务参考）
公司秘书服务的费用通常由基础法定维护与项目型变更/尽调支持两部分组成。若企业涉及或计划涉及受规管业务（例如MSO/支付等），治理与合规文件的深度、董事适当人选准备、AML制度文件与证据留存要求更高，整体预算也会相应上调。
以下为受规管业务（以香港MSO常见投入结构为参照）的预算矩阵，用于帮助管理层做年度合规预算与立项评估（实际以业务复杂度、股权层级、人员数量与交付范围为准）：
| 成本模块 | 项目 | 参考费用（HKD） | 说明 |
|---|---|---|---|
| 政府费用（Gov） | Application | 3,310 | 牌照/申请类政府规费（按适用项目） |
| 政府费用（Gov） | Fit&Proper | 860/人 | 适当人选审查相关费用（按人数） |
| 基础运营（Base） | Company Reg | 8,000 – 15,000 | 公司设立/基础注册维护（视结构复杂度） |
| 基础运营（Base） | Office | 20,000 – 80,000/年 | 办公场地与实质运营相关投入（按规模） |
| 专业服务（Agency） | MSO Service | 60,000 – 150,000 | 受规管业务合规/申报/项目管理服务 |
| 专业服务（Agency） | AML Docs | 20,000 – 80,000 | AML制度文件、风险评估、流程与表单体系搭建 |
| 总计（Total） | Standard | 150,000 – 400,000 | 标准区间（视业务与组织复杂度浮动） |
与公司秘书服务的关系：在上述预算中，公司秘书通常承担“公司治理文件与法定记录的可审计化”工作，确保董事任命、授权链路、会议决议、SCR与公司注册信息与合规制度文件一致，避免在银行、审计或监管环节因治理瑕疵被放大风险。
如同步推进开户，可参考：香港（汇丰/渣打/恒生）开户；如涉及金融科技合规体系搭建，可联动：金融科技合规咨询。
常见问题（FAQ）
注册办事处是法定通讯地址与政府信函接收点；公司秘书是法定职能角色，负责公司治理程序、法定申报与记录册维护。两者可由同一服务商提供，但合规责任与工作内容不同。
银行KYC与持续尽调关注实益拥有人（UBO）、控制权、资金来源与业务实质。会议记录、SCR、任命文件与股权链路证明构成治理证据链，用于验证授权与控制关系的真实性与一致性。
常见风险包括：公司注册信息与实际控制不一致、SCR未及时更新、决议授权链路缺失、文件版本混乱导致对外口径不一致、重大变更未按时备案引发银行尽调加严。
建议提前完成：董事/高管任命与职责分工的可验证文件、授权矩阵与会议治理机制、SCR与UBO证据链、合规制度文件的批准与版本控制流程。这样可降低Fit&Proper与AML审查阶段的补料成本。
可以。我们可在公司治理文件体系的基础上，协同CRS/BEPS与跨境税务口径，形成“公司治理—税务合规—银行尽调”一致的证据链管理方案。